AllUnited biedt zeer uitgebreide mogelijkheden en functionaliteiten voor het managen van jouw vereniging op alle denkbare vlakken. Hoe goed de functionaliteiten kunnen worden benut valt of staat echter met de manier waarop onze software wordt geconfigureerd voor de specifieke situatie van jouw vereniging. Daarom hechten wij veel waarde aan een goed en uitgebreid implementatieproces, waarin wij, samen met de juiste personen binnen jouw vereniging, het pakket zo goed mogelijk klaarzetten voor een vliegende start. Hieronder beschrijven wij het proces van implementatie in AllUnited: in een paar stappen naar beter verenigen!
Hebben wij een accountmanager?
Nee, er is niet standaard een accountmanager aanwezig die de verenigingen bij de overgang van AllUnited van A t/m Z begeleid. Wel zal gedurende elke fase een iemand aangewezen zijn die dat traject begeleidt. Dit is tijdens de conversie van de ledenadministratie, financiële administratie en optuigen website.
Bij vragen over andere zaken kan het heel goed zijn dat iemand anders van support dit zal opnemen en afhandelen.
Wil de vereniging wel perse een account manager die hen begeleidt? Neem dan contact op met de Sales Afdeling. Hier zullen dan bijkomende kosten voor in rekening gebracht gaan worden.
Wat is de snelheid waarmee het gehele traject verloopt?
Dit is niet te duiden over het algemeen en verschilt enorm per vereniging en de wensen en bijzonderheden die tijdens het traject naar voren komen. Daarbij geldt dat het zeer afhankelijk is van de reactietijd van de vereniging zelf, maar het is ook afhankelijk van de drukte op dat moment bij de afdeling Support/Implementatie zelf. Soms is het rustig en kan je direct geholpen worden en met momenten kan er sprake zijn van een wachtlijst.
AllUnited hanteert verder een first in first out principe. Dit principe geldt echter gedurende het hele traject. Dus de vereniging die het eerst het implementatie formulier heeft ingestuurd, zal het eerst in aanmerking komen bij het klaarzetten van het systeem en zodra deze klaar is, gaat de conversie voor de ledenadministratie aan de gang. Gedurende deze fase blijft hetzelfde systeem gelden. Dus worden er acties verwacht van een vereniging en een andere vereniging komt hier sneller mee, dan zal de andere vereniging voor gaan. Etc.
Let op: Neemt het conversietraject, buiten aanwijsbaar toedoen van AllUnited zelf, meer dan 3 maanden in beslag, dan worden alle in de overeenkomst afgesproken kosten in rekening gebracht.
Nadat de keuze voor AllUnited is gemaakt, het contract is ondertekend en het implementatieformulier is verstuurd, wordt jullie AllUnited systeem klaar gezet. Bij het klaarzetten worden de volgende zaken geïmplementeerd:
Personalisatie backoffice:
Het systeem wordt voorzien met de verenigingsinformatie die bij ons bekend is.
Inschrijfformulier:
Een gepersonaliseerd inschrijfformulier inclusief bevestiging inschrijfformulier wordt klaar gezet. Hier kunnen nog kleine aanpassingen aan worden gedaan. Uitgebreide aanpassingen of aanvullende formulier vallen onder maatwerk. Dit geldt ook voor de bevestigingen.
Factuur lay-outs (voor Admin en Manager klanten):
Standaard worden hier drie versies voor aangeleverd:
1. Contributiefactuur
2. Zakelijke factuur
3. Aanmaanbrief, waarin diverse aanmaanniveaus zijn opgenomen.
Ook hier geldt dat kleine aanpassingen gedaan kunnen worden. Uitgebreide aanpassingen of aanvullende factuur lay-outs vallen onder maatwerk.
Informatiebrief over inlogmogelijkheid leden (bij gebruik ledenportaal of website):
Een informatiebrief voor de leden hoe zij kunnen inloggen en hun gegevens bijvoorbeeld kunnen aanpassen.
Gebruikersaccount voor de aangewezen Systeembeheerder:
In overleg kunnen nog enkele andere accounts door ons aangemaakt worden, afhankelijk van de rechten die deze vanuit de vereniging mogen hebben. Dit zal gaan om de penningmeester, ledenadministrateur en indien van toepassing de webmaster. Overige gebruikersaccounts vallen onder maatwerk.
Documenten in de verenigingskluis:
Diverse documenten zullen in de verenigingskluis (documentenkluis) geplaatst zijn, zoals de ondertekende offerte, het contract, en uitlegdocumenten rond de implementatie/conversie.
Direct daarna ontvangt de door jullie aangewezen systeembeheerder een bericht, vanuit het AllUnited ticketsysteem, met een aantal bijlagen met voorbeeldbestanden voor het aanleveren van jullie gegevens. Deze bestanden inclusief documentatie met de nodige uitleg zullen dan ook in de documentenkluis te vinden zijn. Communicatie zal bij vragen, problemen en/of wensen met name via het ticketsysteem verlopen. Uiteraard kan indien nodig het e.e.a. uiteraard telefonisch of via een GoToMeeting sessie worden toegelicht.
In de aanleverbestanden staan ook suggesties voor veel voorkomende situaties bij andere verenigingen die mogelijk ook op jouw vereniging van toepassing zijn.
Tevens zullen we links naar instructiefilms doorgeven met uitleg over bijvoorbeeld de werking van de backoffice en ledenadministratie.
Nu kunnen jullie aan de slag met het verzamelen van alle gegevens, en het op de juiste manier verwerken van die gegevens in de aan te leveren bestanden. Besteed hier veel aandacht aan en denk er goed over na: het is erg belangrijk zo compleet mogelijk te zijn. De aan te leveren bestanden kunnen worden geüpload in de 'Kluis' van het systeem. Zijn er bestanden geüpload, laat ons dat dan even per ticket/telefoon weten. Wij kunnen deze bestanden uit de kluis halen om te controleren. Vaak zullen wij nog vragen hebben en mogelijk wordt jullie verzocht het betreffende bestand nog verder aan te vullen of aan te passen.
Het relatie importbestand MOET worden aangeleverd volgens het voorbeeldbestand wat door AllUnited beschikbaar is gesteld.
Let op: de volgende stap in het proces kan pas worden ingepland als alle informatie is aangeleverd.
Afhankelijk van het aangeleverde bestand maken we eerst een analyse ten aanzien van de tijd die we met de conversie denken kwijt te zijn.
Is niet het voorbeeldbestand gebruikt en blijkt hierdoor dat het ons meer dan drie uur tijd zal gaan kosten, zal er contact opgenomen worden met de vereniging om te kijken of de inrichting eenvoudiger kan of dat de extra uren onder maatwerk vallen.
Vervolgens gaan wij de bestanden bewerken om ze te kunnen importeren in AllUnited. Dat noemen we de conversie. Zo zorgen wij ervoor dat alle relaties op de juiste manier in het systeem komen te staan en de juiste onderlinge verbanden worden gelegd. Denk aan de verschillen tussen jeugd- en seniorleden, sponsoren, vrijwilligers, bestuurs- en commissieleden, trainers, coaches, slapende en ereleden en alle combinaties of uitzonderingen die hierbij bestaan. Voor al deze verschillende soorten relaties configureren we vervolgens de juiste automatische contributieberekening. Ook stellen wij in welke van deze categorieën wel of juist niet met de bond moeten worden gesynchroniseerd.
Samengevat worden tijdens deze stap de volgende zaken geïmplementeerd:
Inrichting soort lidmaatschappen:
Afhankelijk van het soort vereniging zal het systeem zo worden ingericht, zodat per lid aangegeven kan worden wat ze allemaal bij de vereniging doen. Aanpassing na goedkeuring van de conversie zullen onder maatwerk vallen.
Contributies (voor Admin en Manager):
Aan de hand van de ontvangen informatie van de vereniging worden deze eenmalig klaargezet. Aanvullende contributies of correcties na goedkeuring conversie zullen onder maatwerk vallen.
Klaarzetten grootboekrekeningen (voor Admin en Manager)
De grootboekrekeningen zullen klaargezet zijn en waar van toepassing gekoppeld zijn aan de diverse contributies.
Klaarzetten incasso instellingen (indien van toepassing)
Dit kan bij meerdere bankrekeningen plaats vinden.
Instellingen toekomstige bondskoppelingen (voor Verenigingen met bondskoppeling):
Aan de hand van de wensen van de vereniging wordt ingesteld wat allemaal wel of niet met de bond uitgewisseld gaat worden. Dit zijn wensen die buiten de bestaande afspraken met de bond vallen. Aanvullende instellingen zullen na goedkeuring van de conversie onder maatwerk vallen.
Als vervolgstap plannen wij een online bespreking in via "GoToMeeting" in om de conversie met jullie door te nemen (jullie kijken mee op ons scherm). Deze bespreking doen wij het liefst met de ledenadministrateur en de penningmeester. Daarbij gaan wij ervan uit dat de deelnemers de instructiefilms al bekeken hebben. Tijdens deze sessie laten wij via een gedeeld scherm zien hoe, waar en met welke informatie jullie relaties in AllUnited terecht zijn gekomen. We leggen ook uit waarom onderdelen van het systeem op een bepaalde manier zijn ingericht. Ter voorbereiding vragen wij jullie voorbeelden te bedenken van ingewikkelde situaties en personen. Staat die oud-voorzitter, die erelid is, èn de club sponsort, èn in de jeugdcommissie zit, èn coach is van het team van zijn dochter, nou echt helemaal correct in het systeem? Daarnaast is de mogelijkheid om vragen rond het beheer van de ledenadministratie te stellen.
Let op: afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw. Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 100,00 per uur excl. btw.
Na de conversiebespreking geven we jullie de gelegenheid om alles zelf nog eens uitgebreid na te lopen en het systeem te verkennen. We vragen jullie met klem om zo goed en uitgebreid mogelijk te controleren, en ons zoveel mogelijk feedback te geven en vragen te stellen. Meestal komen dan een aantal zaken aan het licht die verbeterd moeten worden. Dat kan soms handmatig, maar in andere gevallen is het nodig om de aangeleverde bestanden aan te passen en opnieuw te importeren.
Let op: Mocht uit de beoordeling blijken dat heel veel zaken volledig opnieuw ingericht worden, voorkomend uit nieuwe informatie die bij AllUnited nog niet bekend was dan zal dit als maatwerk in rekening gebracht worden.
Met jullie feedback en mogelijk opnieuw aangeleverde bestanden gaan wij aan de slag om de laatste correcties door te voeren. Die kunnen jullie vervolgens nog een keer controleren, waarna wij van jullie een officieel akkoord op de conversie ontvangen. Zorg daarbij dat dit zo spoedig mogelijk wordt afgegeven. Hoe langer de wachttijd, hoe meer correctiewerk er vermoedelijk voor de ledenadministrateur zal liggen, omdat gedurende de wachttijd allerlei inschrijvingen, afmeldingen en mutaties zullen binnenkomen die niet meer meekomen. Wij zetten dan het systeem om naar definitief, waarna jullie het in gebruik kunnen nemen.
Tijdens deze stap vindt indien van toepassing de volgende implementatie plaats:
Gereedzetten interface (voor verenigingen met een bondskoppeling
We regelen en controleren alle instellingen voor de interface met de betreffende sportbond(en) voor automatische uitwisseling van gegevens.
Let op: na het akkoord op de conversie zullen wij niet meer kosteloos correcties in de configuratie doorvoeren. Ook werkzaamheden ter correctie van situaties die voortkomen uit een verkeerde initiële inrichting zullen wij niet kosteloos uitvoeren.
Het systeem is inmiddels ingericht specifiek voor jullie vereniging en akkoord bevonden. Vanaf dat moment zal de conversiestatus omgezet worden in implementatiestatus. Hierna zal indien van toepassing de financiële implementatie gaan plaatsvinden.
Tijdens deze stap vinden de volgende implementaties plaats:
▪ Klaarzetten alle bankrekeningen met hun saldi (indien gewenst)
▪ Klaarzetten beginbalans (bij gebruik boekhouding)
Facturatie- en boekhoud begeleiding
Na oplevering zullen jullie spoedig de eerste reeks facturen gaan verzenden. Dit wordt door veel penningmeesters als een spannend moment ervaren: zijn alle berekeningen goed gegaan, krijgt iedereen de juiste factuur? Daarom begeleiden wij jullie bij de eerste keer factureren. Ook leggen wij jou dan eventueel meteen of separaat uit hoe je een bankafschrift kan importeren, de bankmutaties verwerkt en je debiteuren kan beheren in het systeem. Dit doen wij ook weer met GoToMeeting. Wij vragen jullie om ruim voorafgaand aan het moment van factureren contact met ons op te nemen om hiervoor een afspraak in te plannen.
Let op: afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw. Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 100,00 per uur excl. btw.
Afhankelijk van jullie keuzes voor optionele aanvullende zaken doen we ook alle andere benodigde implementaties, zoals bijvoorbeeld de nieuwsbrief, ClubCasting en de ClubApp. Daarnaast bieden we nog diverse templates voor brieven en e-mails en voor gedefinieerde ingewikkelde rapportages aan, en kunnen we de configuratie doen van specifieke modules van het systeem, zoals het beheer van inschrijfformulieren, lessen/evenementen, trainingsschema’s, bar- en andere vrijwilligersdiensten, presentie, beoordelingen, materialen, locaties, geheel afgestemd op jullie wensen.
Het systeem is klaar voor jullie om ermee aan de slag te gaan. We raden jullie sterk aan om dat ook meteen te doen, zodat de opgedane kennis tijdens dit intensieve traject niet verwatert. Houd je ledenadministratie en boekhouding up-to-date, factureer netjes elke periode, synchroniseer met de bond, deel je teams of trainingsgroepen in! Hoe meer je werkt in AllUnited, hoe leuker het wordt: beter verenigen doe je zelf!
Het proces van voorbereiding, ontwikkeling, vulling en implementatie van de website wordt eveneens besproken in stap 1. In de documentenkluis vinden jullie het keuzeformulier waarin jullie kunnen aangeven hoe jullie website eruit moet komen te zien. Het is voor ons erg belangrijk dat we dit formulier zo snel mogelijk volledig ingevuld terugontvangen, zodat wij de nodige voorbereidingen kunnen treffen. De beide implementatieprocessen kunnen vervolgens parallel aan of volledig los van elkaar verlopen.
Content/website begeleiding
Aan de hand van het ingevulde formulier zal de oplevering van de benodigde website template ingepland worden. Zodra de geplande opleverdatum bekend is, zullen jullie hier per ticket over worden geïnformeerd. Dit zal gepaard gaan met een afspraakverzoek voor een GoToMeeting sessie. Tijdens deze sessie zal de template worden doorgenomen, tips en tricks worden aangegeven rond het vullen van de website met content en het aanmaken van de menustructuur. Zeker de do’s en dont’s tijdens dit proces zullen worden belicht.
Let op: afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw. Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 100,00 per uur excl. btw.
Website vullen
Vervolgens kunnen jullie aan de slag met het zelfstandig vullen van de website. Natuurlijk zal gedurende dit proces intensief contact worden gehouden via het ticketsysteem of indien nodig per telefoon bij vragen, wensen of problemen. Kleine aanpassingen vallen gewoon onder het implementatieproces. Als er echter nog grote aanpassingen worden aangevraagd, die eerder niet bekend waren zal dit onder maatwerk gaan vallen. In zo’n geval zal dit direct met prijsopgaaf aangegeven worden.
Let op: Het komt voor dat verenigingen het verzoek doen om AllUnited de website met content te laten vullen aan de hand van de oude website. Dit is mogelijk, maar zal onder maatwerk vallen. De prijs zal worden bepaald aan de hand van de ingeschatte uren die we daar voor nodig denken te hebben.
Livegang website
Als het zover is om de website live te gaan zetten, zullen we van jullie een verhuistoken moeten ontvangen om de website en het eventueel bijbehorende e-mailpakket live te kunnen zetten. Is deze verhuistoken ontvangen dan spreken wij de datum van livegang af. Dit zal nog enige tijd in beslag nemen, in verband met de omzetting van e-mail en tokens. De dag daarop zal het SSL-certificaat gekoppeld worden aan de site. Bij livegang van de site zal ook de nieuwsbrief aangeleverd worden. Deze kan pas in gebruik worden genomen als de site daadwerkelijk live staat. Dit is niet mogelijk in een eerder stadium.
- Kies van tevoren een projectleider ofwel de toekomstige systeembeheerder! Hij of zij zal ons primaire aanspreekpunt zijn voor de coördinatie, en kan binnen de vereniging de taken verdelen en controleren.
- Het implementatieproces doen we samen! Wij denken mee, leggen uit, controleren, corrigeren en coachen, maar dat verwachten wij ook van jullie! Jullie inzet is zeer bepalend voor zowel de kwaliteit als de snelheid van het implementatieproces.
- Wij stellen zoveel mogelijk vragen, maar we zijn altijd afhankelijk van informatievoorziening vanuit jouw vereniging. Zaken die we niet weten of informatie die ontbreekt, kunnen we niet verwerken.
- Daar waar van maatwerk sprake is, zal tijdens de lopende implementatie een gereduceerd maatwerk tarief gelden van € 50,00 excl. btw per uur.
- Helaas kost deze implementatie tijd en moeite, maar geloof ons: dat is het echt dubbel en dwars waard, want je verdient de tijd terug tijdens het gebruik van AllUnited!
- Toch nog een behoefte aan een extra cursus op maat? Klik dan hier.
- Geen tijd om alles zelf te doen? Bekijk dan onze No Worries mogelijkheden
Speciaal voor onze gebruikers hebben we de site ‘MijnAllunited.nl' gelanceerd. Geef je op als member en ontvang alle updates of aankondigingen van ingeplande cursussen op de mail. Daarnaast vind je daar nog heel veel meer informatie, tips en tricks e.d. rond het gebruik van de AllUnited verenigingssoftware.Tot slot kan je zoals eerder vermeld altijd onze hulp inschakelen via de supporttickets. Je schiet een nieuw ticket in vanaf het dashboard van het systeem. Beschrijf zo zorgvuldig mogelijk waar je op hebt geklikt, wat je probeert te bereiken en wat er niet lukt. Wij gaan het dan onderzoeken en helpen je zo snel mogelijk op weg.
