Inrichtingsvragen

Wij missen onze eigen benamingen bij o.a. Teams en Functies
Jullie kunnen dit allemaal naar eigen believen aanpassen als de conversie definitief is. Dit zal verder geen gevolgen hebben met de uitwisseling met de bond. Tegen de tijd dat de omgevingen echt live worden gezet, zullen jullie hieromtrent de Do's en Don'ts aangereikt krijgen. Dit zal dan alleen een veldnaam (vermoedelijk teamcode of korte naam) t.a.v. de teams betreffen. Als het goed is zullen jullie qua teamnamen de eigen namen over het algemeen bij de 'lange teamnaam' terugvinden.

Kunnen we geen overzicht krijgen waarbij je kan zien welke namen van velden uit e-Rugby gematched zijn met namen van velden in Unify?
Een 100% kloppend document is niet voorhanden. Maar hopelijk bieden de volgende documenten wel het nodige inzicht:
Uitleg inrichtingsvelden in Unify
Verschil tussen Unify en eRugby

Touch Rugby
Het blijkt dat er enkele clubs aan Touch Rugby doen. Hier zijn twee aparte categorieën voor gecreëerd. We hebben gezien dat er Touchleden zijn die niet doorgegeven worden richting bond en dat er enkele zijn die als Tientjeslid worden doorgegeven.  Dus we hebben een categorie Touch lid en Touch & Tientjeslid, waarbij de een wel wordt doorgegeven richting de Rugbybond en de ander als Tientjeslid. Doet jouw vereniging ook aan Touch Rugby en je ziet dit niet terug? Geef dit dan aan ons door.

Wij hebben ook herintreders die onder de noemer Intro Lid vallen
Het blijkt dat ook herintreders onder de noemer Introlid kunnen vallen, maar dat dit geen standaard is. Dit is nu geen probleem. Je kan in het tabblad 'Activiteiten' bij de Relatiekaart van dit lid, bij het blok 'Activiteit- en/of Bondsinformatie' de vanaf datum invullen wanneer het intro lidmaatschap in gaat. Dit kan dus afwijken van de werkelijke vanaf datum in de hoofdkaart. Dus op die manier kan je ook een herintreder weer aanmelden voor het intro lidmaatschap. Zorg dan wel dat deze speler ook de activiteit 'Rugby - Spelend lid' toegewezen krijgt, als je wilt dat dit met de bond wordt uitgewisseld. Werken jullie wel met een Intro systeem, maar moeten deze niet met de bond uitgewisseld worden? Kies dan voor de activiteit 'Rugby - Proeflid'

Ik mis een aantal ereleden
Over het algemeen zullen deze ereleden goed zijn verwerkt, maar er zijn Ereleden die een afwijkende clubstatus hebben gekregen die niet goed te vertalen is richting Ereleden, bijv. status 'Ereleden & Leden van Verdienste'. In zo'n geval hebben ze de functie Bijzonder lidmaatschap toegewezen gekregen. Wil je dit anders, verander dan de clubstatus naar Erelid. Dan zou het goed moeten komen. Geef dit voor de zekerheid nog per ticket aan ons door.

Alle ingevulde 'vrije velden' zijn in het opmerkingenveld geplaatst, terwijl er in AllUnited vergelijkbare velden voor zijn te vinden. Kan dit niet anders?
Het probleem met deze velden is dat ze per rugbyvereniging verschillen en daarom moeilijk massaal te converteren zijn. Helaas is dit niet op te lossen via de massale conversie die er nu plaats vinden. Gelukkig is er nog geen nood aan de man en is dit na de definitieve conversie in Unify per vereniging over het algemeen redelijk eenvoudig alsnog recht te trekken. Mocht een vereniging in dat geval een aanvullende conversie voor deze velden wensen, dan kan dit via het insturen van een ticket aangevraagd worden. Inmiddels hebben we ook de Selectie Wizard 'Niet meegenomen vrije velden vanuit COTN' aangepast. Hier kan je straks filteren op de teksten geplaatst in het opmerkingenveld. Als je hier dan bijvoorbeeld '*student*' invult (inclusief de sterretjes), dan kan je in een keer aan deze selectie de functie 'Student' toevoegen. Maar gaat het om een ander veld die niet af te vangen is met een activiteit en/of functie, dan kunnen jullie hier een bestand van maken en ons via een ticket verzoeken dit op de juiste plaats(en) up te loaden. Voorzie dit ticket dan met de betreffende velden daarin opgenomen.

N.B. Is er andere informatie die ook niet in het opmerkingenveld staan, die toch meegenomen moeten worden. Voorzie ons dan van upload met deze velden gekoppeld met het liefst het bondsnummer en/of het oude relatienummer, zodat wij een match kunnen maken. Voor deze aanvullende conversie, zal mogelijk een klein bedrag worden gevraagd. 

Zijn er regels bij de invoer van postcode en/of telefoonvelden?
De postcode past zich in principe vanzelf aan en maakt het niet uit of je dit met of zonder spatie invoert tussen de vier cijfers en twee letters. Het gaat vermoedelijk wel mis als je nog allerlei andere spaties of tabs daarvoor of daarna zet of een veelvoud er tussenin zet.
Wat betreft het telefoonnummer. Deze wordt ook automatisch omgezet, maar bij een conversie ligt dit wat ingewikkelder. Zo zullen bij telefoonnummers zonder spatie of streepje ertussen de nul wegvallen en ik weet ook niet of het goed gaat met nummers die meer dan 10 cijfers bevatten of met '+' beginnen. Dus het advies is om een 10 cijferig nummer erin te zetten met een tussen spatie of liggend streepje ertussen.

Wat zijn de functies die gegroepeerd staan als systeemfuncties?
Dit zijn standaard functies in het Unify systeem, die later van toepassing zullen gaan zijn bij bijvoorbeeld herintreders of voor het tijdelijk afmelden bij de bond vanwege een langdurige blessure terwijl dit lid nog wel wat vrijwilligerstaken uitvoert die niet bondsgerelateerd zijn.

Ik kan het bondsnummer niet terug vinden
Het bondsnummer vind je terug in het tabblad 'Activiteiten' in de relatiekaart van het lid.

Bij Relaties >> Relaties beheren zie ik heel veel oud-leden die ik niet wil zien, kan hier iets aan gedaan worden?
Er zijn meerdere zoekschermen/zoekfunctionaliteiten binnen AllUnited. Je kan bijvoorbeeld ook kiezen voor de tab 'Klassieke weergave'. Daar kan je activeren dat je de oud-leden niet terug wilt zien in het resultaat. Dat is de snelste manier op dit moment.

Wat betekent de markering "relatietype Uitzoeken"?
Het is voor ons alleen mogelijk om data te converteren waarbij we een algemene deler kunnen vinden over alle Rugbyverenigingen heen. Noemers die we niet gelijk konden plaatsen zijn onder het relatietype 'Uitzoeken' komen te staan. Momenteel zijn we nog wel aan het kijken of we toch niet meer gemene delers kunnen vinden, die we bij de definitieve conversie mee kunnen gaan nemen. Denk daarbij aan 'Vrijwilliger', 'Donateur', 'Sponsor' e.d. Dan zullen er vermoedelijk nog een klein aantal relaties blijven staan die nog een aanpassing nodig hebben na de definitieve conversie. Wij proberen dit zo minimaal mogelijk te laten zijn.

Het is voor mij volstrekt onduidelijk wat ik moet doen met het "relatietype Uitzoeken"?
Het kan per vereniging verschillen en bij de ene zal het om bijna niets gaan en bij de andere om veel. Jullie hoeven nu nog niets te doen qua aanpassingen, alleen aangeven waar jullie verschillen zien en hoe deze personen bij jullie in verhouding staan. Hierbij een aantal voorbeelden. Wat is het verschil tussen "niet spelend lid" en "Overigen, zijn geen lid, wel info"? Wij vermoeden dat de laatste categorie geen leden van de vereniging zijn, maar wel een nieuwsbrief ontvangen. Maar de eerste categorie. Moeten deze niet met de bond uitgewisseld worden, maar wel een factuur krijgen of kan dit weer per persoon verschillen? En waar ligt dat verschil dan? En sponsoren en Club van 50 ... moeten die straks wel facturen ontvangen of staan zij ter registratie? Daarnaast zien wij ook een paar 'Spelende leden' die kennelijk niet uitgewisseld worden met de bond. Klopt dit? Dan zien wij per vereniging verschillende Tientjesleden met de diverse clublabels, hoe moeten we die interpreteren bijvoorbeeld? Naar dit soort informatie zijn we op zoek.

Vragen omtrent de team/competitie inrichting

Ik zie veel meer teams terug komen dan er nu actueel aanwezig zijn?
Aangezien ook de geschiedenis wordt meegenomen vanuit eRugby worden ook de 'oude' teams geïmporteerd. Wil je deze niet terug zien in Unify, dan raden we aan om deze in eRugby te schonen.

Wat is de bedoeling van Teamgroep?
Dit zijn standaard categorieën, die je niet hoeft te gebruiken. Zij zijn met de geschiedenis vanuit andere teamsporten meegekomen. De Rugby gerelateerde onderverdeling vind je terug bij Teamplanningsgroepen. Dat zou goed moeten staan. Als dit niet het geval is, dan horen we graag bij wie/welk team dit niet goed staat. Dan moeten we daar ook nog even naar kijken. De teamgroepen zou je op papier ook nog kunnen gebruiken. Dit is zelf aan te maken/aan te passen via de instellingen Activiteiten & Teams >> Instellingen >> Teamgroep.

Hoe gaat het werken rond de 'Clearance' /Dispensatie functionaliteit?
Je ziet deze nu terugkomen via Planning >> Wedstrijden >> Tab 'Speelgerechtigdheid'. In principe zie je eerst degenen die nog in behandeling zijn. Wil je de toegewezen speelgerechtigdheid zien? Klik dan op de button 'Actief'.

Vragen omtrent de aangeboden rapportages

Ik zie graag een overzicht van alle competitiespelende leden in combinatie met de bijbehorende leeftijdcategorieën
Deze vind je via Activiteiten & Teams >> Selectie Wizard >> Spelersoverzicht gefilterd op categorie.

Waarom verschilt het aantal functies bij de Rapportage omtrent de functies die je vindt onder Relaties in vergelijking met die selectie die je vindt onder Teams & Activiteiten?
Dit komt omdat de laatste alleen maar kijkt naar functies die ook met de bond zijn gekoppeld. Diegene die onder relaties staat kijkt naar alle functies, dus ook diegene die niet met de bond gekoppeld zijn.

Ik mis een uitgebreid overzicht met alle relaties (dus actuele inclusief oud relaties)
Dit kan je aanpassen door een van de selecties aan te passen, die voor jou het meest past. Klik op die selectie en klik dan bovenin op de tab 'Selectie Wijzigen'. Het makkelijks is het dan om deze te kopiëren en hem een eigen naam te geven. Vervolgens kies je bij het veld "Peil datum type" "Incl. oude relaties". Dit sla je dan op. Je zal zien dat het resultaat een stuk groter is geworden. je kan hier overigens ook zelf nog allerlei velden toe voegen aan de betreffende rapportage, mocht je voor jouw gevoel essentiële velden missen.
N.B. Het is wel zo dat je als je een compleet overzicht wilt hebben van letterlijk alle relaties, het aan te raden is om bij de instellingen van de selectie alleen voor de de query 'Relaties' te gebruiken. Je kan dan aan de selectie velden toevoegen als "alle functies", "alle categorieën" e.d. Bij een nieuwe conversie zal een dergelijke selectie bij de selecties toegevoegd zijn.

Kan ik een overzicht krijgen van alle eRugbyvelden met daarnaast de vertaling hoe ze in Unify zijn genoemd?
Helaas is dit niet te doen en kunnen we hier niet in voorzien.

Vragen omtrent de toekomstige werking in Unify

Wat zijn de kosten voor de vereniging na het operationeel zijn van het systeem?
In principe zijn hier geen kosten aan verbonden. Wel is het mogelijk dat je als vereniging van meer modules gebruik zou willen maken die Unify biedt. Deze kan je dan als vereniging optioneel tegen een zeker tarief afnemen. Daarnaast kunnen maatwerkaanpassingen een rol spelen die voor rekening van de vereniging zelf kunnen komen. Mocht dit aan de orde zijn, dan wordt dit echter altijd aangekondigd. Denk hierbij aan een extra cursus, nieuw inschrijfformulier, schoningsactie etc.

Kunnen we nieuwe inschrijvingen direct naar Unify doorsluizen?
Ja, voor iedereen staat er een standaard inschrijfformulier inclusief bevestiging klaar. Natuurlijk kan deze nog wat aangepast worden. Dit zal afhankelijk van het aantal gewenste aanpassingen al dan niet onder maatwerk gaan vallen. Dit formulier kan via een link of via een iframe aan de eigen website toegevoegd worden. De link zal als volgt zijn, waarbij CLUBNAAM aangepast moet worden in de Systeemnaam van Unify die jullie als vereniging hebben:  https://pr01.allunited.nl/club.php?section=CLUBNAAM&tmode=application1.
De inschrijvingen zullen dan binnenkomen via Relaties >> Inschrijvingen.

Wil je gebruik maken van een iFrame, dan kan je de volgende code gebruiken:
<iframe name="Aanmeldingsformulier" src= https://pr01.allunited.nl/club.php?section=RCBIGSTONE&tmode=application1 width="930" marginwidth="0" height="2800" marginheight="0" scrolling="no" frameborder="0" id="Aanmeldingsformulier"></iframe>

Hebben onze teamfunctionarissen straks communicatie/inzagerechten t.a.v. hun team?
Dit is op verenigingsniveau alleen in te richten indien je in het bezit bent van ofwel een website, ledenmodule of app binnen Unify. Zoals bekend is er nu een app op bondsniveau beschikbaar die al de nodige inzage zal geven en van waaruit door teammanagers en scheidsrechters direct naar het DWF doorgeklikt worden. Hier zit ook een clubapp van de vereniging zelf aan verbonden. Dit is een uitgeklede variant die uit te breiden is. Bij uitbreiding zijn er meer communicatiemogelijkheden en is ook de eigen verenigingscompetitie/teamdata in de app te laden.

Waarom zou je een familiekoppeling gebruiken?
Dit kan handig zijn als je gaat factureren vanuit Unify en je met familiekortingen werkt en/of maar 1 factuur wilt hebben voor alle familieleden tezamen. Daarnaast kan het nog wat extra's bieden als een vereniging in het bezit is van ofwel een website of ledenmodule. 

Hoe kom ik terug in het voorgaande scherm zonder dat ik op 'Bewaren' moet klikken?
Links bovenin de Unify schermen zie je ook altijd een 'Terug"-link. Door daarop te klikken ga je naar het voorgaande scherm. De terugknop van de browser werkt niet. Als je daarop klikt, verdwijn je uit de Unify-omgeving. Dit kan je overigens 99% van de keren herstellen door op de "Verversknop" van je browser te klikken.

Hoe kan ik de helpdesk telefonisch bereiken?
In principe werken wij uitsluitend via tickets. Via een ticket kan uiteraard een terugbel verzoek worden ingediend. Is er sprake van een storing of kan je het Unify systeem niet meer in, dan mag er altijd telefonisch contact opgenomen worden. Het telefoonnummer vind je bij de contactgegevens in deze site.

Nog een paar belangrijke tips en uitleg

30 juni: uiterste datum voor afmelden* van leden in AllUnited Club Unify die niet berekend moeten worden in het nieuwe seizoen

* N.B. Willen jullie als club de leden initieel massaal afmelden, meldt dit dan per ticket, zodat jullie niet een enorme hoeveelheid handwerk hoeven uit te voeren.

Tips en uitleg
• Bekijk de AllUnited Unify Rugby pagina
• Uitleg inlogprocedure 
• Uitleg helpdesk ticket indienen 
• Bekijk de Rugby facturatie uitlegvideo
• Bekijk de uitlegvideo over facturatie kortingen mogelijkheden

Webinar 2 december
Op 2 december is er een webinar geweest voor rugbyclubs. Deze sessie is opgenomen en kun je hier terugkijken. Het webinar bestaat uit 2 delen: tot de 38e minuut lopen we door het programma heen en vanaf ongeveer de 38e minuut beantwoorden we vragen van de aanwezige clubs.