Veelvoorkomende misverstanden

Hebben wij een accountmanager?
Nee, er is niet standaard een accountmanager aanwezig die de verenigingen bij de overgang van AllUnited van A t/m Z begeleid. Wel zal gedurende elke fase een iemand aangewezen zijn die dat traject begeleidt. Dit is tijdens de conversie van de ledenadministratie, financiële administratie en optuigen website. Bij vragen over andere zaken kan het heel goed zijn dat iemand anders van support dit zal opnemen en afhandelen.
Wil jouw vereniging wel een accountmanager die jullie begeleidt? Neem dan contact op met de sales afdeling. Hier zullen dan bijkomende kosten voor in rekening gebracht gaan worden.

Wat is de snelheid waarmee het gehele traject verloopt?
De doorlooptijd van iedere implementatie verschilt per vereniging en de wensen en bijzonderheden die tijdens het traject naar voren komen. Daarbij geldt dat het zeer afhankelijk is van de reactietijd van de vereniging zelf, maar het is ook afhankelijk van de drukte op dat moment bij de afdeling implementatie zelf. Soms is het rustig en kan je direct geholpen worden en met momenten kan er sprake zijn van een wachtlijst.

AllUnited hanteert verder een first in, first out (FIFO) principe. Dit principe geldt echter gedurende het hele traject. Dus de vereniging die het eerst het implementatieformulier heeft ingestuurd, zal het eerst in aanmerking komen bij het klaarzetten van het systeem en zodra deze klaar is, gaat de conversie voor de ledenadministratie aan de gang. Gedurende deze fase blijft hetzelfde systeem gelden. Dus worden er acties verwacht van een vereniging en een andere vereniging komt hier sneller mee, dan zal de andere vereniging voor gaan.

Als vereniging hebben we ervoor gekozen om de conversie via AllUnited te laten lopen. Betekent dat, dat AllUnited tijdens deze fase qua inrichting alles voor ons zal overnemen?
Nee, dat is onmogelijk. Nog veel zaken zullen door de vereniging zelf moeten worden uitgevoerd. Wel zal AllUnited waar mogelijk uit helpen, meedenken en zaken uitvoeren, die binnen de grenzen van het afgesloten contract en het hieronder beschreven stappenplan vallen.

Het implementatietraject

Let op, per afgenomen pakket en modules kan het verschillen per vereniging. Dus sommige genoemde zaken zullen al dan niet van toepassing zijn.

Stap 1:    De keuze voor AllUnited is gemaaktNadat de keuze voor AllUnited is gemaakt, het contract is ondertekend en het implementatieformulier is verstuurd, wordt jullie AllUnited systeem klaar gezet. Bij het klaarzetten worden de volgende zaken geïmplementeerd:

Personalisatie backoffice:
Het systeem wordt voorzien met de verenigingsinformatie die bij ons bekend is.

Inschrijfformulier:
Een gepersonaliseerd inschrijfformulier inclusief bevestiging inschrijfformulier wordt klaar gezet. Hier kunnen nog kleine aanpassingen aan worden gedaan. Uitgebreide aanpassingen of aanvullende formulier vallen onder maatwerk. Dit geldt ook voor de bevestigingen.

Voor de gymnastiek clubs worden er standaard 4 soorten bevestigingen aangeleverd:

1. Inschrijfbrief Nieuw
2. Inschrijfbrief Wachtlijst
3. Inschrijfbrief Proeflessen
4. Inschrijfbrief Aangenomen

Factuur lay-outs (voor Admin en Manager klanten):
Standaard worden hier drie versies voor aangeleverd:

1.   Contributiefactuur
2.   Zakelijke factuur
3.   Betalingsherinnering, waarin diverse aanmaanniveaus zijn opgenomen.

Algemene brieven/Etiketten:

1. Een informatiebrief voor de leden hoe zij kunnen inloggen en hun gegevens bijvoorbeeld kunnen aanpassen. (bij afname Ledenportaal en/of Website)
2. Bevestiging afmelding
3. Voorbeeld etiket

Presentie op papier (standaard onderdeel van Club Members):

Een formulier, waarbij op papier de presentie van de leerlingen bij lessen kan worden bijgehouden. Bij al deze aangeleverde zaken geldt dat kleine aanpassingen gedaan kunnen worden. Uitgebreide aanpassingen of aanvullende factuur lay-outs vallen onder maatwerk.

Gebruikersaccount voor de aangewezen Systeembeheerder:

In overleg kunnen nog enkele andere accounts door ons aangemaakt worden, afhankelijk van de rechten die deze vanuit de vereniging mogen hebben.  Dit zal gaan om de penningmeester, ledenadministrateur en indien van toepassing de webmaster. Overige gebruikersaccounts dient de systeembeheerder zelf aan te maken.

Documenten in de verenigingskluis:

Diverse documenten zullen in de verenigingskluis (documentenkluis) geplaatst zijn, zoals het ondertekende contract en uitlegdocumenten rond de implementatie/conversie.

Direct daarna ontvangt de door jullie aangewezen systeembeheerder een bericht, vanuit het AllUnited ticketsysteem, waarbij de Systeembeheerder zijn/haar inloggegevens aangereikt krijgt en tevens wordt gewezen op de handleiding voor de Conversie met uitleg waar deze te vinden is. De tekst van dit ticket zal met de volledige tekst ook als e-mail binnenkomen bij de door de vereniging opgegeven mailbox voor de Systeembeheerder. Via de handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd hoe de conversie verder zal plaatsvinden.  Dit bestand inclusief andere documentatie met de nodige uitleg zal dan ook in de documentenkluis te vinden zijn. Communicatie zal bij vragen, problemen en/of wensen met name via het ticketsysteem verlopen. Uiteraard kan indien nodig het e.e.a. uiteraard telefonisch of via een online sessie worden toegelicht.

Website XL (extra module)

N.B. Heb je als Gymvereniging gekozen om ook een website af te nemen, dan zal de implementatie van de website ook al direct ingepland worden nadat de vereniging het keuzeformulier voor de website heeft ingevuld, die ook in de kluis te vinden zal zijn. Verdere uitleg rond de implementatie rond dit traject vind je na Stap 9

Stap 2: Aanvraag conversie files

Via een ticket kan aan AllUnited gevraagd worden of wij kunnen zorgen dat de KNGU drie bestanden beschikbaar maakt om de conversie naar AllUnited mogelijk te maken. In het ticket dient duidelijk de naam van de vereniging en de organisatiecode/aansluitnummer bij de KNGU te worden vermeld.

Let op: zorg dat het DigiMembers systeem opgeschoond en actueel is voordat jullie dit doen. Deze files kunnen namelijk maar één keer worden aangevraagd. Na de aanvraag kunnen tot aan de volledige afronding van de conversie, inclusief financiële instellingen, geen mutaties meer gedaan worden in beide systemen. Dus bij aanvraag is er geen weg meer terug.

Stap 3: De conversiefiles ophalen uit DigimembersMeestal staan deze files binnen één dag voor jullie klaar. Jullie krijgen hier via een ticket bericht over met een korte introductie inclusief een link naar de video van de ledenadministratie. Daarnaast zijn er zoals eerder is vermeld diverse op maat gemaakte handleidingen te vinden in jullie kluis. Zodra de files klaarstaan, kunnen jullie hier zelf mee aan de slag en ze downloaden in het het eigen AllUnited systeem.  Dit is het startpunt van de conversie. Volg stap voor stap de handleiding om dit de completeren. 

1. Het uploaden van de exportbestanden
2. Controle van de geüploade gegevens en initiële aanpassingen van lessen, functies, facturatie en afronding
3. Inrichting soort lessen: De basis instellingen van de lessen worden overgenomen uit de Digimembers Exportfiles. Na de import dienen het lestype, locaties en lessen aangepast worden aan de AllUnited inrichting.
4. Inschrijfformulier: Na het inrichten van de de lessen kan gestart worden met het implementeren van het inschrijfformulier (N.B. bijkomende voorwaarden rond dit formulier is al in een eerder stadium beschreven). In deze stap zal ook een proefinschrijving worden gedaan.

Stap 4: Bespreking conversie/uitleg ledenadministratie

N.B. Deze stap is enkel van toepassing bij de clubs die de eenmalige opleiding van €150,00 hebben afgenomen in de overeenkomst. Toch gebruik maken van deze begeleiding. Geen enkel probleem, geef dit bij ons aan en wij brengen eenmalig €150,00 in rekening.

Als vervolgstap plannen wij een online bespreking in om de conversie met jullie door te nemen (jullie kijken mee op ons scherm). Deze bespreking doen wij het liefst met de ledenadministrateur en de penningmeester. Daarbij gaan wij ervan uit dat de deelnemers de instructiefilms al bekeken hebben. Tijdens deze sessie laten wij via een gedeeld scherm zien hoe, waar en met welke informatie jullie relaties in AllUnited terecht zijn gekomen. En leggen we uit waarom onderdelen van het systeem op een bepaalde manier zijn ingericht. Ter voorbereiding vragen wij jullie voorbeelden te bedenken van ingewikkelde situaties en personen. Staat die oud-voorzitter, die erelid is, èn de club sponsort, èn in de jeugdcommissie zit, èn coach is van het team van zijn dochter, nou echt helemaal correct in het systeem? Daarnaast is de mogelijkheid om vragen rond het beheer van de ledenadministratie te stellen.

Tijdens de uitleg worden de volgende zaken doorgenomen:

• het inschrijfproces (de inschrijfbrief, controle van het inschrijfformulier, aanvullen machtigingsdatum en betaalwijze, het inschrijfproces met de knoppen voor wachtlijst, aspirant en aannemen)
• de relatiekaart (controle van de gegevens, alle kruimel pad menu’s)
• uitleg bij de menu’s Afdrukformulier, Communicatie logboek, Functies, Diploma’s, Activiteiten, Lessen en Documentenbeheer)
• uitleg menu relaties (relaties beheren, families samenstellen, Inschrijvingen zie punt a, selectie wizard)
• uitleg afdrukformulieren
• uitlegmenu functies (geeft uitleg bij menu’s, functionarissen, selectie wizard, instellingen menu lessen (geeft uitgebreide uitleg bij alle onderliggende menu’s en richt samen met de kant een les volledig in als voorbeeld.)
• uitleg menu documenten opslag (geef uitleg over het menu kluis)
• uitleg menu communicatie en rapportage (geef uitleg over papieren presentie en de instellingen van het menu Afdrukformulieren en laat voorbeelden van de analoge presentie zien menu hulp en service
• uitleg waar onze handleidingen staan
• uitleg bij het aanmaken van een helpdesk ticket geef uitleg over de knop Klik Voor Hulp

Let op: Een afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw.  Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 80,00 per uur excl. btw.

Stap 5: Exportfiles zijn geconverteerd binnen AllUnited 

Nadat de exportfiles zijn geconverteerd en akkoord bevonden kunnen de volgende stappen gezet worden:

1. De koppeling met de KNGU zal worden geactiveerd
2. De financiële implementatie wordt ingepland
3. Het klaarzetten van eventuele overige modulen wordt ingepland

Bovenstaande punten worden hieronder als losse stappen beschreven, het kan echter heel goed zijn dat een aantal van deze stappen gelijktijdig zullen gaan plaatsvinden.

Stap 6: Koppeling met de KNGU wordt geactiveerdKlaarzetten van de koppeling
We regelen en controleren alle instellingen voor de koppeling met de KNGU voor automatische uitwisseling van gegevens.

Let op: na het akkoord op de conversie zullen wij niet meer kosteloos correcties in de configuratie doorvoeren. Ook werkzaamheden ter correctie van situaties die voortkomen uit een verkeerde initiële inrichting zullen wij niet kosteloos uitvoeren.

Stap 7: Conversie ledenadministratie afgerond - start financiële implementatie

Het systeem is inmiddels ingericht specifiek voor jullie vereniging en akkoord bevonden. Vanaf dat moment zal de conversiestatus omgezet worden in implementatiestatus. Hierna zal indien van toepassing de financiële implementatie gaan plaatsvinden.

Tijdens deze stap vinden de volgende implementaties plaats:

Contributies:
Aan de hand van de ontvangen informatie van de vereniging worden deze eenmalig klaargezet, met een maximum van een tiental contributies.  Aanvullende contributies of correcties na goedkeuring conversie zullen onder maatwerk vallen.

Klaarzetten grootboekrekeningen
De grootboekrekeningen voor het debiteurenbeheer worden klaargezet en waar van toepassing gekoppeld zijn aan de diverse contributies. Is er gekozen voor Boekhouding XL dan zal het volledige grootboekschema worden klaargezet.

Klaarzetten incasso instellingen (indien van toepassing)
Dit kan bij meerdere bankrekeningen plaats vinden.

Klaarzetten alle bankrekeningen met hun saldi (indien gewenst)

Klaarzetten beginbalans (bij gebruik Boekhouding XL)

Facturatie- en boekhoud begeleiding
Na oplevering zullen jullie spoedig de eerste reeks facturen gaan verzenden. Dit wordt door veel penningmeesters als een spannend moment ervaren: zijn alle berekeningen goed gegaan, krijgt iedereen de juiste factuur? Daarom begeleiden wij jullie bij de eerste keer factureren. Ook leggen wij jou dan eventueel meteen of separaat uit hoe je een bankafschrift kan importeren, de bankmutaties verwerkt en je debiteuren kan beheren in het systeem. Dit doen wij ook weer via een online meeting. Wij vragen jullie om ruim voorafgaand aan het moment van factureren contact met ons op te nemen om hiervoor een afspraak in te plannen.

Let op: Een afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw.  Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 80,00 per uur excl. btw.

Stap 8: Optionele implementatieAfhankelijk van jullie keuzes voor optionele aanvullende zaken doen we ook alle andere benodigde implementaties, zoals bijvoorbeeld de ledenmodule, iDeal, de ClubApp en de Digitale presentie. Daarnaast bieden we nog diverse templates voor brieven en e-mails en voor gedefinieerde ingewikkelde rapportages aan, en kunnen we de configuratie doen van specifieke modules van het systeem, zoals het beheer van inschrijfformulieren, trainingsschema’s, bar- en andere vrijwilligersdiensten, presentie, beoordelingen, materialen, locaties, geheel afgestemd op jullie wensen.

Stap 9: Aan het werk in AllUnitedHet systeem is klaar voor jullie om ermee aan de slag te gaan. We raden jullie sterk aan om dat ook meteen te doen, zodat de opgedane kennis tijdens dit intensieve traject niet verwatert. Houd je ledenadministratie en boekhouding up-to-date, factureer netjes elke periode, synchroniseer met de bond, deel je teams of trainingsgroepen in! Hoe meer je werkt in AllUnited, hoe leuker het wordt: beter verenigen doe je zelf!

Implementatie website XL (losse module)Het proces van voorbereiding, ontwikkeling, vulling en implementatie van de website wordt eveneens besproken in stap 1. In de documentenkluis vinden jullie het keuzeformulier waarin jullie kunnen aangeven hoe jullie website eruit moet komen te zien. Het is voor ons erg belangrijk dat we dit formulier zo snel mogelijk volledig ingevuld terugontvangen, zodat wij de nodige voorbereidingen kunnen treffen. De beide implementatieprocessen kunnen vervolgens parallel aan of volledig los van elkaar verlopen.

Content/website begeleiding
Aan de hand van het ingevulde formulier zal de oplevering van de benodigde website template ingepland worden. Zodra de geplande opleverdatum bekend is, zullen jullie hier per ticket over worden geïnformeerd. Dit zal gepaard gaan met een afspraakverzoek voor een online sessie. Tijdens deze sessie zal de template worden doorgenomen, tips en tricks worden aangegeven rond het vullen van de website met content en het aanmaken van de menustructuur. Zeker de do’s en dont’s tijdens dit proces zullen worden belicht.

Let op: Een afspraak binnen kantooruren is gedurende één uur kosteloos. Duurt de afspraak langer dan een uur of vindt de afspraak plaats buiten de kantooruren dan geldt een tarief voor de eerste drie maanden na de opstart van de conversie ad. € 50,00 per uur excl. btw.  Na drie maanden geldt het reguliere tarief ad. € 80,00 per uur excl. btw.

Website vullen
Vervolgens kunnen jullie aan de slag met het zelfstandig vullen van de website. Natuurlijk zal gedurende dit proces intensief contact worden gehouden via het ticketsysteem of indien nodig per telefoon bij vragen, wensen of problemen. Kleine aanpassingen vallen gewoon onder het implementatieproces. Als er echter nog grote aanpassingen worden aangevraagd, die eerder niet bekend waren zal dit onder maatwerk gaan vallen. In zo’n geval zal dit direct met prijsopgaaf aangegeven worden.

Let op: Het komt voor dat verenigingen het verzoek doen om AllUnited de website met content te laten vullen aan de hand van de oude website. Dit is mogelijk, maar zal onder maatwerk vallen. De prijs zal worden bepaald aan de hand van de ingeschatte uren die we daar voor nodig denken te hebben.

Livegang website
Als het zover is om de website live te gaan zetten, zullen we van jullie een verhuistoken moeten ontvangen om de website en het eventueel bijbehorende e-mailpakket live te kunnen zetten. Is deze verhuistoken ontvangen dan spreken wij de datum van livegang af. Dit zal nog enige tijd in beslag nemen, in verband met de omzetting van e-mail en tokens. De dag daarop zal het SSL-certificaat gekoppeld worden aan de site. Bij livegang van de site zal ook de nieuwsbrief aangeleverd worden. Deze kan pas in gebruik worden genomen als de site daadwerkelijk live staat. Dit is niet mogelijk in een eerder stadium.

Nog een paar opmerkingen

• Kies van tevoren een projectleider ofwel de toekomstige systeembeheerder! Hij of zij zal ons primaire aanspreekpunt zijn voor de coördinatie, en kan binnen de vereniging de taken verdelen en controleren.
• Het implementatieproces doen we samen! Wij denken mee, leggen uit, controleren, corrigeren en coachen, maar dat verwachten wij ook van jullie! Jullie inzet is zeer bepalend voor zowel de kwaliteit als de snelheid van het implementatieproces.
• Wij stellen zoveel mogelijk vragen, maar we zijn altijd afhankelijk van informatievoorziening vanuit jouw vereniging. Zaken die we niet weten of informatie die ontbreekt, kunnen we niet verwerken.
• Daar waar van maatwerk sprake is, zal tijdens de lopende implementatie een gereduceerd maatwerk tarief gelden van € 50,00 excl. btw per uur.
• Helaas kost deze implementatie tijd en moeite, maar geloof ons: dat is het echt dubbel en dwars waard, want je verdient de tijd terug tijdens het gebruik van AllUnited!
• Toch nog een behoefte aan een extra cursus op maat? Klik dan hier.
• Geen tijd om alles zelf te doen? Bekijk dan onze No Worries mogelijkheden

AllUnited communitySpeciaal voor onze gebruikers hebben we de site ‘MijnAllunited.nl' gelanceerd. Geef je op als member en ontvang alle updates of aankondigingen van ingeplande cursussen op de mail. Daarnaast vind je daar nog heel veel meer informatie, tips en tricks e.d. rond het gebruik van de AllUnited verenigingssoftware.

SupportTot slot kan je zoals eerder vermeld altijd onze hulp inschakelen via de supporttickets. Je schiet een nieuw ticket in vanaf het dashboard van het systeem. Beschrijf zo zorgvuldig mogelijk waar je op hebt geklikt, wat je probeert te bereiken en wat er niet lukt. Wij gaan het dan onderzoeken en helpen je zo snel mogelijk op weg.

N.B. Gekozen voor een gratis variant, dan zullen tickets, afgezien van bugmeldingen, als maatwerk en dus als een betaalde service worden afgehandeld.